Privacy & Policy

Personal Data Protection Policy (English version)

Hotel Equatorial (M) Sdn Bhd (“HEMSB”), together with its subsidiaries, affiliates, related and associated companies (collectively “Hotel Equatorial” and any reference to “we”, “us” or “our” shall include any member of Hotel Equatorial) respects and is committed to the protection of your Personal Data and your privacy. This Personal Data Protection Policy (“Policy“) describes how Hotel Equatorial uses your personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 of Malaysia.

Personal Data

Type of Personal Data

“Personal Data” means information about you, from which you are identifiable. This includes, but is not limited to, your name, race, nationality, identification card number, passport number, date of birth, address, telephone number, email address, vehicle number, credit card or payment details, any information about you which you have provided to Hotel Equatorial related to your reservation or stay (such as travel details and preferences), information relating to your purchase and/or receipt of products or services, reviews and suggestions about Hotel Equatorial properties, customer surveys, closed circuit television audio and images for security purposes and/or any information about you that has been or may be collected, stored, used and processed by Hotel Equatorial from time to time.

All information requested for in the relevant forms and documents is obligatory to be provided by you unless stated otherwise. Should you fail to provide the obligatory information, we may be unable to process your request and/or provide you with relevant services and products.

For example, the provision of your Personal Data is mandatory when you make a reservation to stay at and check into a Hotel Equatorial property. If you do not provide Hotel Equatorial with your Personal Data, Hotel Equatorial will not be able to process your reservation or registration and you will be unable to stay at the Hotel Equatorial property.

For vendors, suppliers, or service providers, the provision of your Personal Data is necessary for Hotel Equatorial to purchase and pay for the concerned goods and/or services.

Source of Personal Data

Hotel Equatorial collects your Personal Data directly, or indirectly through our authorised agents and representatives such as travel agents, your legal representatives, credit reference agencies, in connection with any transaction, arrangements and/or enquiries made with the Hotel Equatorial including when you send us completed enquiry, application and/or registration forms via various means, including online and physical hardcopies at public venues or in our premises. Your personal data may also be collected from cookies through the use of our website.

In addition to the Personal Data you provide to Hotel Equatorial directly, Hotel Equatorial also collects your Personal Data from a variety of sources, including without limitation, when you visit or stay at Hotel Equatorial, when you make a reservation to stay at Hotel Equatorial over the telephone, via the website or otherwise, when you interact and communicate with Hotel Equatorial at events or otherwise or when you use the website.

For persons, vendors, suppliers, tenants or service providers, Hotel Equatorial collects your Personal Data directly or indirectly through our authorised agents and representatives, third parties such as your employer, authorised agents or credit reference agencies when you enter into any transactions or arrangements with the Hotel Equatorial, including in connection with the supply or proposed supply of products or services, when you send us a completed enquiry and/or credit application or apply for employment. Your Personal Data may also be collected from cookies through the use of our website.

Processing of Personal Data

Your Personal Data is collected and used as required or permitted by law to, among other uses: process your hotel reservation and stay; process and confirm your restaurant reservation; provide you the goods and services you have purchased or requested; administer membership programmes; for purposes of billing and payments relating to your use of any goods and services you have purchased or requested; to respond to questions, comments and feedback from you; provide you with a better and more personalised level of service; to provide for your safety and security as well as for the staff; for internal administrative purposes including accounting, compliance and auditing; to comply with regulatory requirements and obligations under law and you agree and consent to Hotel Equatorial using and processing your Personal Data in the manner as identified in this Policy.

Marketing and Promotional Purposes

Hotel Equatorial may also use and process your Personal Data to send you updates and news on the latest Hotel Equatorial services, promotions and events which may be of interest to you, by way of post, short message service (SMS) and/or email. You may opt out from receiving such marketing or promotional material at any time for free, by utilising the “unsubscribe” option or contacting us at pdpa@hec.equatorial.com

For vendors, suppliers, or service providers your Personal Data is collected and used as required or permitted by law and to, among other uses: administer and give effect to your requested commercial transaction; to process any payments related to your commercial transaction; for insurance purposes; for internal administrative purposes including accounting and auditing, compliance and auditing.

Disclosures of Personal Data

Your Personal Data may be transferred, accessed or disclosed within Hotel Equatorial or to third parties (within or outside of Malaysia) for the purposes of processing your reservation for your stay at a Hotel Equatorial property and/or your receipt of products and services. Hotel Equatorial may engage service providers or third parties to perform functions on Hotel Equatorial’s behalf, and consequently may provide access or disclose your Personal Data to such service providers or third parties. Such third parties include, among others: payment processors, travel agents, technology service providers, external auditors, law enforcement, regulatory and governmental authorities in order to comply with statutory and government requirements.

Your Personal Data may also be shared in connection with a corporate transaction, such as the sale of a subsidiary or a division, merger, consolidation, or asset sale.

For vendors, suppliers, or service providers your Personal Data may be transferred, accessed or disclosed within Hotel Equatorial or to third parties (within or outside of Malaysia) appointed by us to provide services to us or on our behalf such as financial institutions, auditors, lawyers, company secretaries, software vendors, contractors, organisers, other advisers, travel agencies or insurance companies.

Links to Third-Party Websites

Hotel Equatorial websites may contain links to third party websites. We are not responsible for the collection, use, maintenance, sharing, or disclosure of data by such websites. Hotel Equatorial is not responsible for the privacy policies of such websites.

Cookies

To enhance your experience on our web site, some of our web pages may use “cookies.” Cookies are text files that we place in your computer’s browser to store your preferences. Cookies, by themselves, do not tell us your email address or other personally-identifiable information unless you choose to provide this information to us by, for example, registering for one of our services. However, once you choose to furnish the site with your personally-identifiable information, this information may be linked to the data stored in the cookie. We use cookies to understand site usage and to improve the content and offerings on our sites. For example, we may use cookies to personalise your experience at our web pages (e.g., to recognise you by name when you return to our site), save your username and/or password in password-protected areas, and to offer you products, programmes, or services.

Personal Information from Minors

Hotel Equatorial does not knowingly collect Personal Data from children or minors except where required by law. If you are a child or minor, you may only use our website and services with the permission of your parent or guardian.

Right to Access & Correct Personal Data

You have the right to access and correct your personal data held by us (subject to any exceptions under applicable laws). If you would like to submit a request for access to or change of the Personal Data and information that we maintain about you, please send a written request to:

[Position], Hotel Equatorial Management Sdn Bhd, #28.01 Menara Dion, 27 Jalan Sultan Ismail, 50250 Kuala Lumpur
or email us at pdpa@hec.equatorial.com

A fee may be charged for any such access request.

Miscellaneous

This Policy is governed by and shall be construed in accordance with the laws of Malaysia.

This Policy is written in English and Bahasa Malaysia. In the event of any inconsistency between the English version and Bahasa Malaysia version, the English version shall prevail.

Hotel Equatorial may from time to time update this Policy at any time to ensure that this Policy is consistent with our future developments, industry trends and/or changes in legal or regulatory requirements. Any changes to this Policy will be posted to our website www.equatorial.com/privacy-notice. By continuing to communicate with Hotel Equatorial or by continuing to use Hotel Equatorial’s services following the modifications to this Policy you signify your acceptance the revised Policy then in effect.

Dasar Perlindungan Data Peribadi (versi Bahasa Malaysia)

Hotel Equatorial (M) Sdn Bhd (“HEMSB”), bersama dengan subsidiari-subsidiarinya, syarikat-syarikat gabungannya, syarikat-syarikat yang berkaitan dengannya dan syarikat-syarikat bersekutunya (secara kolektif, “Hotel Equatorial” dan sebarang rujukan kepada “kami” atau “kita” adalah termasuk mana-mana ahli Hotel Equatorial) menghormati dan komited untuk melindungi data peribadi dan privasi anda. Dasar Perlindungan Data Peribadi (“Polisi“) menerangkan cara Hotel Equatorial menggunakan data peribadi anda mengikut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia.

Data Peribadi

Jenis Data Peribadi

“Data Peribadi” bermaksud maklumat yang membolehkan anda dikenal pasti. Ini termasuk, tetapi tidak terhad kepada, nama, bangsa, kewarganegaraan, nombor kad pengenalan, nombor pasport, tarikh lahir, alamat, nombor telefon, alamat e-mel, nombor kenderaan, butiran kad kredit atau pembayaran, apa-apa maklumat mengenai anda yang anda telah diberikan kepada Hotel Equatorial yang berkaitan dengan tempahan atau penginapan (seperti butiran perjalanan dan pilihan), maklumat yang berkaitan dengan pembelian dan / atau penerimaan produk atau perkhidmatan, ulasan dan pendapat anda tentang harta hak Hotel Equatorial, kaji selidik pelanggan, rakaman audio dan imej televisyen litar tertutup (CCTV untuk tujuan keselamatan dan / atau apa-apa maklumat mengenai anda yang telah atau yang mungkin dikumpul, disimpan, digunakan dan diproses oleh Hotel Equatorial dari semasa ke semasa.

Semua maklumat yang diminta dalam borang-borang dan dokumen yang berkaitan adalah wajib untuk anda berikan melainkan dinyatakan sebaliknya. Sekiranya anda gagal untuk membekalkan maklumat yang wajib, kami mungkin tidak akan dapat memproses permintaan anda dan / atau memberikan anda perkhidmatan dan produk yang berkaitan.

Sebagai contoh, pemberian Data Peribadi anda adalah wajib apabila anda membuat tempahan untuk menginap dan mendaftar masuk ke Hotel Equatorial. Jika anda tidak memberikan Hotel Equatorial Data Peribadi anda, Hotel Equatorial tidak dapat untuk memproses tempahan atau pendaftaran anda dan anda tidak akan dapat menginap di Hotel Equatorial.

Untuk penjual, pembekal, atau penyedia perkhidmatan, pemberian Data Peribadi adalah perlu untuk Hotel Equatorial membeli dan membayar barangan dan / atau perkhidmatan yang berkenaan.

Sumber Data Peribadi

Hotel Equatorial mengumpul Data Peribadi anda secara langsung, atau tidak langsung melalui ejen-ejen dan wakil-wakil kami yang diberi kuasa seperti agen-agen pelancongan, wakil-wakil anda di sisi undang-undang, agen rujukan kredit, yang berkaitan dengan mana-mana urus niaga, pengaturan dan/atau pertanyaan yang dibuat dengan Hotel Equatorial termasuk apabila anda menghantar borang-borang pertanyaan, permohonan dan/atau pendaftaran yang telah siap diisi melalui pelbagai cara, termasuk salinan secara dalam talian dan fizikal di tempat-tempat awam atau di premis kami. Maklumat peribadi anda juga boleh dikumpul daripada cookies melalui penggunaan laman web kami.

Selain daripada Data Peribadi yang anda berikan kepada Hotel Equatorial secara langsung, Hotel Equatorial juga mengumpul Data Peribadi anda daripada pelbagai sumber, termasuk tanpa had, apabila anda melawat atau tinggal di Hotel Equatorial, apabila anda membuat tempahan untuk menginap di Hotel Equatorial melalui telefon, laman web atau sebaliknya, apabila anda berinteraksi dan berkomunikasi dengan Hotel Equatorial di acara-acara atau sebaliknya atau apabila anda menggunakan laman web.

Bagi individu, penjual, pembekal, penyewa atau penyedia perkhidmatan, Hotel Equatorial mengumpul Data Peribadi anda secara langsung atau tidak langsung melalui ejen-ejen dan wakil-wakil kami yang diberi kuasa, pihak ketiga seperti majikan anda, ejen yang diberi kuasa atau ejen rujukan kredit apabila anda membuat apa-apa urus niaga atau pengaturan perkiraan dengan Hotel Equatorial, termasuk yang berkaitan dengan pembekalan atau bakal pembekalan cadangan produk-produk atau perkhidmatan-perkhidmatan, apabila anda menghantar kepada kami borang-borang pertanyaan dan/atau permohonan kredit yang telah diisi lengkap atau memohon pekerjaan. Data Peribadi anda juga boleh dikumpul daripada ‘cookies’ melalui penggunaan laman web kami.

Pemprosesan Data Peribadi

Data Peribadi dikumpul dan digunakan sebagaimana yang diwajibkan atau dibenarkan di sisi undang-undang, antara kegunaan lain: proses tempahan dan penginapan anda di hotel; proses dan pengesahan tempahan restoran anda; pemberian barangan dan perkhidmatan yang telah dibeli atau yang diminta oleh anda; mentadbir program keahlian; bagi tujuan bil dan pembayaran yang berkaitan dengan penggunaan mana-mana barangan dan perkhidmatan yang telah dibeli atau yang diminta; untuk menjawab soalan-soalan, komen dan maklum balas daripada anda; menyediakan anda dengan tahap perkhidmatan yang lebih baik dan lebih peribadi; untuk peruntukan keselamatan anda dan keselamatan kakitangan; untuk tujuan pentadbiran dalaman termasuk perakaunan, pematuhan dan pengauditan; mematuhi keperluan peraturan dan obligasi di bawah undang-undang dan anda bersetuju dan memberi persetujuan anda kepada Hotel Equatorial untuk menggunakan dan memproses Data Peribadi anda mengikut cara yang dikenal pasti dalam Polisi ini.

Tujuan Pemasaran dan Promosi

Hotel Equatorial juga mungkin boleh menggunakan dan memproses Data Peribadi anda untuk menghantar kepada anda perkembangan baharu dan berita tentang perkhidmatan, promosi dan acara-acara Hotel Equatorial yang mungkin menarik minat anda, melalui pos, khidmat pesanan ringkas (SMS) dan/atau e-mel. Anda boleh memilih dikeluarkan daripada menerima bahan pemasaran atau promosi sebegitu pada bila-bila masa secara percuma, dengan menggunakan pilihan ‘unsubscribe’ yang dibekalkan atau menghubungi kami di pdpa@hec.equatorial.com

Untuk penjual, pembekal, atau penyedia perkhidmatan Data Peribadi anda dikumpul dan digunakan sebagaimana yang diperlukan atau dibenarkan di sisi undang-undang dan, antara kegunaan lain: untuk mentadbir dan memberi kesan kepada urus niaga perdagangan anda; memproses sebarang bayaran yang berkaitan dengan urus niaga perdagangan anda; untuk tujuan-tujuan insurans; untuk tujuan pentadbiran dalaman termasuk perakaunan dan pengauditan, pematuhan dan audit.

Pendedahan Data Peribadi

Matlumat Data Peribadi anda mungkin dipindah, diakses atau didedahkan dalam Hotel Equatorial atau kepada pihak ketiga (dalam atau di luar Malaysia) bagi tujuan memproses tempahan untuk penginapan anda di harta Hotel Equatorial dan/atau resit produk dan perkhidmatan anda. Hotel Equatorial mungkin melantik penyedia perkhidmatan atau pihak ketiga untuk melakukan fungsi-fungsi bagi pihak Hotel Equatorial, dan kesannya, mungkin memberikan akses atau mendedahkan Data Peribadi anda kepada penyedia perkhidmatan atau pihak ketiga tersebut. Pihak ketiga tersebut termasuk, antara lain: pemproses pembayaran, ejen pelancongan, penyedia perkhidmatan teknologi, juruaudit luar, pihak penguatkuasa dan pihak kerajaan untuk mematuhi keperluan undang-undang dan kerajaan.

Data Peribadi anda juga mungkin dikongsi berkaitan dengan urus niaga korporat, seperti penjualan anak syarikat atau bahagian, penggabungan, penyatuan, atau jualan aset.

Untuk penjual, pembekal, atau penyedia perkhidmatan Data Peribadi anda mungkin akan dipindahkan, diakses atau didedahkan dalam Hotel Equatorial atau kepada pihak ketiga (dalam atau di luar Malaysia) yang kami lantik untuk menyediakan perkhidmatan-perkhidmatan kepada kami atau bagi pihak kami seperti institusi-institusi kewangan, juruaudit , peguam-peguam, setiausaha-setiausaha syarikat, penjual perisian, kontraktor-kontraktor, penganjur-penganjur, penasihat-penasihat lain, agensi-agensi pelancongan atau syarikat-syarikat insurans.

Pautan ke Laman Web Pihak Ketiga

Laman web Hotel Equatorial mungkin mengandungi pautan ke laman web pihak ketiga. Kami tidak akan bertanggungjawab terhadap pengumpulan, penggunaan, penyelenggaraan, perkongsian, atau pendedahan data dengan laman web tersebut. Hotel Equatorial tidak bertanggungjawab untuk dasar privasi laman web tersebut.

‘Cookies’

Untuk meningkatkan pengalaman anda di laman web kami, terdapat beberapa halaman web kami yang menggunakan “Cookies”. “Cookies” adalah fail teks yang kami letakkan dalam pelayar komputer anda untuk menyimpan maklumat pilihan anda. “Cookies”, secara sendirinya, tidak mendedahkan kepada kami alamat e-mel anda atau maklumat dan data peribadi yang boleh mengenal pasti identiti anda melainkan anda memilih untuk memberikan maklumat ini kepada kami, misalnya, untuk melanggani perkhidmatan kami dan sebagainya. Bagaimanapun, sebaik sahaja anda memilih untuk memberikan laman ini dengan data peribadi anda yang boleh dikenal pasti, maklumat ini boleh dikaitkan dengan data disimpan di dalam “Cookies”. Kami gunakan “Cookies” untuk memahami penggunaan laman web dan meningkatkan kandungan dan tawaran di laman web kami. Misalnya, kami boleh menggunakan “Cookies” untuk mempersonalisasikan pengalaman anda di laman web kami (misalnya, untuk mengenali anda dengan nama apabila anda kembali kepada laman web kami), menyimpan nama pengguna dan/atau kata laluan anda di kawasan-kawasan yang dilindungi kata laluan, dan menawarkan anda dengan produk, program, atau perkhidmatan kami.

Maklumat Peribadi daripada Kanak-Kanak

Hotel Equatorial tidak akan mengumpul Data Peribadi dari kanak-kanak atau budak di bawah umur melainkan diperlukan oleh undang-undang. Jika anda adalah seorang kanak-kanak atau budak bawah umur, anda hanya boleh menggunakan laman web dan perkhidmatan kami dengan kebenaran ibu bapa atau penjaga anda.

Hak untuk Akses & Meminda Data Peribadi

Anda berhak untuk mengakses dan meminda data peribadi anda yang kami pegang (tertakluk kepada apa-apa pengecualian di bawah undang-undang). Jika anda ingin mengemukakan permintaan untuk mengakses atau membuat perubahan ke atas Data Peribadi dan maklumat anda yang dipegang oleh kami, sila hantar permintaan bertulis kepada:

[Untuk Perhatian], Hotel Equatorial Management Sdn Bhd, # 28.01 Menara Dion, 27 Jalan Sultan Ismail, 50250 Kuala Lumpur
atau mengirim email kepada kami di pdpa@hec.equatorial.com

Bayaran boleh dikenakan untuk sebarang permintaan akses tersebut.

Pelbagai

Polisi ini tertakluk kepada dan ditafsirkan menurut dan selaras dengan undang-undang Malaysia. Polisi ini ditulis dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya berlaku sebarang ketidakselarasan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris harus diamalkan dan diberi keutamaan.
Hotel Equatorial boleh dari masa ke semasa memindakan Polisi ini pada bila-bila masa untuk memastikan Polisi ini konsisten dengan perkembangan kami pada masa depan, trend industri dan/atau sebarang perubahan dalam keperluan perundangan atau peraturan. Sebarang pindaan terhadap Polisi ini akan dimuat naikan di laman web kami www.equatorial.com/privacy-notice. Dengan berkomunikasi secara terus dengan Hotel Equatorial atau dengan terus menggunakan perkhimatan Hotel Equatorial berikutan pengubahsuaian kepada Polisi ini, menandakan penerimaan anda terhadap penguatkuasaan dasar yang telah diubah semula.